Küçük ve orta ölçekli otellerde, personel genellikle misafir taleplerini karşılama konusunda yürütmekle meşguldür. Rezervasyon soruları, misafirlerin giriş-çıkış işlemleri, oda servisi talepleri ve ödeme süreçleri, günlük iş akışını yoğunlaştıran önemli unsurlar arasında yer alıyor. Geleneksel yöntemlerle bu süreçlerin yönetilmesi, otel çalışanlarının zamanını ciddi şekilde alıyor.
Güney Kore merkezli Yanolja Cloud Solution şirketi, bu durumu göz önünde bulundurarak otel operasyonal süreçlerinde etkinliği artıracak bir teknoloji geliştirdi. Çalışma, sadece bilgi aktarmanın ötesine geçerek, birçok işlemi otomatikleştirerek personelin üzerindeki yükü hafifletmeyi hedefliyor. Böylece çalışanlar, misafirler ile daha kaliteli ve akıcı bir iletişim kurma fırsatına sahip oluyorlar.
Otomatik sistemin avantajları
Geliştirilen uygulamanın en dikkat çekici özelliği, otelin mevcut yönetim sistemiyle entegre bir şekilde çalışabilmesidir. Bu entegrasyon sayesinde, rezervasyonlar ve oda durumları güncel olarak izlenebiliyor. Misafir bir işlem yapmak istediğinde, sistem yalnızca bilgi vererek değil, aynı zamanda rezervasyon onaylama, dijital check-in yapma, oda servisi talep etme ve ödeme işlemlerini de gerçekleştirebiliyor.
Bu tür işlemlerin otomatik hale gelmesi, özellikle resepsiyon ekiplerinin zamanını etkili bir şekilde kullanmalarını sağlıyor. Böylece çalışanlar, misafirlerin daha özel taleplerine daha fazla odaklanabiliyor. Uygulama, otellerin günlük operasyonel süreçlerini daha akıcı bir hale getirerek, müşteri memnuniyetini de dolaylı olarak artırmayı amaçlıyor.
Yapay zeka destekli çözüm
Sistem, arka planda sekiz farklı yapay zeka ajanıyla çalışıyor. Bu ajanlar, misafirlerin ihtiyaçlarına göre özelleştirilmiş görevleri yerine getiriyor. Misafir iletişiminden rezervasyonlara, kat hizmetlerinden oda servisine kadar geniş bir yelpazede görev yapan yapay zeka, otel personelinin iş yükünü minimize ediyor.
Misafirlerin bu hizmetlere ulaşabilmesi için, WhatsApp ve internet üzerinden aktif olan Guest Portal seçeneği sunuluyor. Eğer yapay zeka sorulara yanıt veremezse ya da misafirin doğrudan otel personeli ile görüşmesi gerekiyorsa, görüşme hızlı bir biçimde ilgili çalışanlara yönlendiriliyor. Bu durum, misafirlerin her zaman kaliteli bir hizmet almasını sağlıyor. Uygulamanın, otelcilik sektöründe etkili bir araç olacağı değerlendiriliyor.
Yanolja Cloud Solution tarafından açıklanan verilere göre, 25 odalı bir otelde rezervasyon talepleri, giriş-çıkış işlemleri ve oda servisi gibi rutin iletişim görevleri için günde sekiz saate kadar zaman harcandığı ortaya çıktı. Bu durum, genellikle az sayıda personel ile işletilen oteller için önemli bir operasyonel yük oluşturarak verimliliği olumsuz etkiliyor. Geliştirilen bu yeni sistemin temel amaçlarından biri, çalışanların sürekli tekrarlanan görevlerden kurtulmasını sağlamak ve misafir deneyimi için daha fazla zaman yaratmalarını teşvik etmek.
Küçük Otellerdeki Zaman Yönetimi Sorunları
Küçük otellerde zaman yönetimi, genellikle sınırlı kaynakların ve personelin bir araya gelmesiyle daha da karmaşık hale geliyor. Otel çalışanları, misafirlerin beklentilerini karşılamak için çok sayıda görevi aynı anda yönetmek zorunda kalıyor. Rezervasyon taleplerinin yanı sıra, odaların hazırlanması, misafirlerin yönlendirilmesi ve gerektiğinde sorunların çözülmesi gibi birçok süreçte zaman kaybı yaşanabiliyor. Geliştirilen sistem, bu tip klasik sorunlara çözüm sunarak iş gücünün daha etkin kullanılmasına yardımcı olmayı hedefliyor. Ancak, bu süreçlerin modernize edilmesi ve otomasyon sistemlerine entegre edilmesi, otellerin verimliliğini artırarak müşteri memnuniyetini de olumlu yönde etkileyecek.
Yeni Sisteminin Başlangıcı Hindistan’da Yer Aldı
Yanolja Cloud Solution, geliştirdiği sistemi küresel pazara sunmadan önce Hindistan’da, binden fazla otelde ön gösterim programı dahilinde test etti. Bu uygulamalar, şirketin sisteminin gerçek dünya koşullarında nasıl çalıştığını anlaması açısından kritik öneme sahipti. Şirket, Hindistan'daki ilk uygulamalardan elde edilen sonuçları değerlendirdikten sonra sistemi diğer ülkelere taşımayı planlıyor. Yanolja’nın genişleme hedefleri arasında Tayland, Amerika Birleşik Devletleri, Malezya ve bazı Afrika ülkeleri yer alırken, şu an için Türkiye bu kapsamda bulunmuyor. Bu durum, Türk otelcilik sektöründe gelecekte söz konusu sistemin nasıl bir etki yaratabileceği konusunda merak uyandırıyor.
Otel Çalışanları Artık Misafirlerle Daha Fazla Zaman Geçirebilecek
Yanolja Cloud Solution CEO'su Aeijaz Sodawala, otellerin sadece otomatik yanıt sistemlerine değil, aynı zamanda operasyonel görevleri yerine getirebilen sofistike sistemlere ihtiyaç duyduğunu belirtti. Sodawala, bu tarz sistemlerin gerçek zamanlı otel verileriyle çalışan yapay zeka ajanları sayesinde günlük işlerin yönetimini daha kolay hale getirebileceğini vurguladı. Yeni sistemle birlikte yapay zekanın yalnızca misafirlerin sorularına cevap vermekle kalmayıp, rezervasyondan oda servisine kadar pek çok işlemde otel personeline destek verecek şekilde tasarlandığı bildirildi. Bu yaklaşım, misafir deneyimini iyileştirirken, personelin iş yükünü de azaltmayı amaçlıyor.
Yanolja’nın Küresel Ağı Genişliyor
Yanolja Cloud Solution’ın sunduğu hizmetler, yalnızca geliştirdikleri bu yeni sistem ile sınırlı kalmıyor. Şirketin bilgilerinde, platformun 170'ten fazla ülkede 33 binden fazla konaklama işletmesine hizmet sağladığı yer alıyor. Sistem üzerinden günde yaklaşık 574 bin odanın desteklendiği ve 650’den fazla teknoloji entegrasyonu bulunduğu ifade ediliyor. Bu geniş altyapı, otel teknolojilerinde otomasyon uygulamalarının sadece tek bir işlemle sınırlı olmadığını gösteriyor. Aynı zamanda yeni sistemin farklı operasyonları bir çatı altında birleştirme hedefi, otelcilik sektörüne dair önemli bir yenilik olarak öne çıkıyor.
